PENYIMPANAN OBAT

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan obat – obatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat.

Tujuan penyimpanan obat – obatan adalah untuk :

-       Memelihara mutu obat

-       Menghindari penggunaan yang tidak bertanggungjawab

-       Menjaga kelangsungan persediaan

-       Memudahkan pencarian dan pengawasan

Kegiatan penyimpanan obat meliputi :

a.    Pengaturan tata ruang

b.    Penyusunan stok obat

c.    Pencatatan stok obat

d.    Pengamatan mutu obat

Pengaturan Tata Ruang

Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan pengawasan obat, maka diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik. Faktor – faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang gudang adalah sebagai berikut:

1.    Kemudahan bergerak

Untuk kemudahan bergerak, maka gudang perlu ditata sebagai berikut:

a)    Gudang menggunakan sistem satu lantai jangan menggunakan sekat – sekat karena akan membatasi pengaturan ruangan. Jika digunakan sekat, perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.

b)    Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran obat, ruang gudang dapat ditata berdasarkan sistem :

-       Arus garis lurus

-       Arus U

-       Arus L

2.    Sirkulasi udara yang baik

Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan umur hidup dari obat sekaligus bermanfaat dalam memperpanjang dan memperbaiki kondisi kerja.

Idealnya dalam gudang terdapat AC, namun biayanya akan menjadi mahal untuk ruang gudang yang luas. Alternatif lain adalah menggunakan kipas angin. Apabila kipas angin belum cukup maka perlu ventilasi melalui atap.

3.    Rak dan Pallet

Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat meningkatkan sirkulasi udara dan gerakan stok obat.

Penggunaan pallet memberikan keuntungan :

-       Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir

-       Peningkatan efisiensi penanganan stok

-       Dapat menampung obat lebih banyak

-       Pallet lebih murah daripada rak

4.    Kondisi penyimpanan khusus

-       Vaksin memerlukan “cold chain” khusus dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya arus listrik.

-       Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan selalu terkunci.

-       Bahan – bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan dalam ruangan khusus, sebaiknya disimpan di bangunan khusus terpisah dari gudang induk.

5.    Pencegahan kebakaran

Perlu dihindari adanya penumpukan bahan – bahan yang mudah terbakar seperti dus, kartun dan lain – lain. Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat yang mudah dijangkau dan dalam jumlah yang cukup.

Penyusunan Stok Obat

Obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis. Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah – langkah berikut:

1.    Gunakan prinsip FIFO (First In First Out) dalam penyusunan obat yaitu obat yang masa kadaluarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab umumnya obat yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umumnya relatif lebih tua dan masa kadaluarsanya mungkin lebih awal.

2.    Susun obat dalam kemasan besar di atas pallet secara rapi dan teratur.

3.    Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika.

4.    Simpan obat yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai.

5.    Simpan obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan obat dalam dengan obat – obatan untuk pemakaian luar.

6.    Cantukmkan nama masing – masing obat pada rak dengan rapi.

7.    Apabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat tetap dalam box masing – masing, ambil seperlunya.

8.    Obat – obatan yang mempunyai batas waktu pemakaian perlu dilakukan rotasi stok agar obat tersebut tidak selalu berada di belakang sehingga obat dapat dimanfaatkan sebelum masa kadaluarsa habis.

Pencatatan dan Kartu Stok

Fungsi :

1.    Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluarsa).

2.    Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat yang berasal dari 1 (satu) sumber anggaran.

3.    Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat.

4.    Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan pengadaan distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanannya.

Kegiatan yang harus dilakukan :

1.    Kartu stok diletakkan bersamaan / berdekatan dengan obat bersangkutan.

2.    Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari.

3.    Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/kadaluarsa) langsung dicatat dalam kartu stok.

4.    Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.

Informasi yang didapat

1.    Jumlah obat yang tersedia (sisa stok)

2.    Jumlah obat yang diterima

3.    Jumlah obat yang keluar

4.    Jumlah obat yang hilang/rusak/kadaluarsa

Manfaat informasi yang didapat

1.    Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan obat.

2.    Penyusunan laporan.

3.    Perencanaan pengadaan dan distribusi

4.    Pengendalian persediaan

5.    Untuk pertanggungjawaban bagi petugas penyimpanan dan penyaluran

6.    Sebagai alat bantu kontrol bagi Kepala Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan / Bendaharawan Obat

Petunjuk pengisian

a.    Petugas penyimpanan dan penyaluran mencatat segala penerimaan dan pengeluaran obat di Kartu Stok (formulir I) sesuai dengan apa yang tercantum didalam dokumen, Dokumen Bukti Mutasi Barang (DBMB), atau dokumen lain yang sejenis.

b.    Obat disusun menurut ketentuan – ketentuan berikut :

1)    Obat dalam jumlah besar (bulk) disimpan diatas pallet atau diganjal kayu secara rapi, teratur dengan memperhatikan tanda – tanda khusus (tidak boleh terbalik, berat, bulat, segi empat dan lain – lain)

2)    Penyimpanan antara kelompok/jenis satu dengan yang lain harus jelas sehingga memudahkan pengeluaran dan perhitungan

3)    Penyimpanan bersusun dapat dilaksanakan dengan adanya forklift untuk obat – obat berat

4)    Obat – obat dalam jumlah kecil dan mahal harganya disimpan dalam lemari terkunci dipegang oleh petugas penyimpanan dan penyaluran.

5)    Satu jenis obat disimpan dalam satu lokasi (rak, lemari dan lain – lain)

6)    Obat dan alat kesehatan yang mempunyai sifat khusus disimpan dalam tempat khusus. Contoh: eter, film dan lain – lain

c.    Obat – obat disimpan menurut sistem FIFO (First In First Out)

d.    Kartu stok memuat nama obat, satuan, asal (sumber) dan diletakkan bersama obat pada lokasi penyimpanan

e.    Bagian judul pada kartu stok diisi dengan:

-       Nama obat

-       Kemasan

-       Isi kemasan

-       Nama sumber dana atau dari mana asalnya obat

f.     Kolom – kolom pada kartu stok diisi sebagai berikut:

1)    Tanggal penerimaan atau pengeluaran

2)    Nomor dokumen penerimaan atau pengeluaran

3)    Sumber asal obat atau kepada siapa obat dikirim

4)    No. Batch/no. Lot

5)    Tanggal kadaluarsa

6)    Jumlah penerimaan

7)    Jumlah pengeluaran

8)    Sisa stok

9)    Paraf petugas yang mengerjakan

Pencatatan dan Kartu Stok Induk

Fungsi:

1.    Kartu stok induk digunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluarsa).

2.    Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat yang berasal dari semua sumber anggaran.

3.    Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat.

4.    Data pada kartu stok induk digunakan sebagai:

-       Alat kendali bagi Kepala Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan terhadap keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanan.

-       Alat bantu untuk penyusunan laporan, perencanaan pengadaan dan distribusi serta pengendalian persediaan.

Kegiatan yang harus dilakukan:

1.    Kartu stok diletakkan di ruang Kepala Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan.

2.    Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari.

3.    Setiap terjadi mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak / kadaluarsa) langsung dicatat didalam kartu stok.

4.    Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan.

Informasi yang didapat

1.    Jumlah obat yang tersedia (sisa stok)

2.    Jumlah obat yang diterima

3.    Jumlah obat yang keluar

4.    Jumlah obat yang hilang/rusak/kadaluarsa

5.    Jangka waktu kekosongan obat

Manfaat informasi yang didapat

1.    Alat kontrol bagi Kepala Unit Pengelola  Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan

2.    Alat bantu untuk :

-       Penyususan laporan

-       Perencaan pengadaan dan distribusi

-       Pengendalian persediaan

Kegiatan yang harus dilakukan

a.    Petugas pencatatan dan evaluasi, mencatat segala penerimaan dan pengeluaran obat di Kartu Stok Induk (Formulir II) berdasarkan BAPPB, SBBK atau dokumen lain yang sejenis.

b.    Kartu stok induk adalah:;

1.    Sebagai pencerminan obat – obat yang ada di gudang

2.    Alat pembantu bagi ordonatur untuk pengeluaran obat

3.    Alat pembantu dalam menentukan kebutuhan

c.    Bagian judul pada Kartu Induk Persediaan Obat diisi dengan:

-       Nama obat tersebut

-       Satuan obat

-       Sumber / asal obat

-       Jumlah persediaan minimum yang harus ada dalam persediaan, dihitung sebesar stok tunggu (6 bulan)

-       Jumlah persediaan maksimum yang harus ada dalam persediaan, dihitung sebesar stok kerja + stok tunggu + stok pengaman (± 20 bulan)

d.    Kolom – kolom pada Kartu Induk Persediaan Obat diisi sebagai berikut:

1)    Tanggal diterima atau dikeluarkan obat

2)    Nomor tanda bukti BAPPO dan atau DBMO dan lain – lain

3)    Dari siapa diterima obat atau kepada siapa dikirim obat

4)    Sampai dengan (9) jumlah obat yang diterima berdasar sumber anggaran

5)    Sampai dengan (15) jumlah obat yang dikeluarkan

6)    Sampai dengan (21) sisa stok obat dalam persediaan

7)    Keterangan yang dianggap perlu, misal tanggal dan tahun kadaluarsa, nomor batch dan lain – lain.

Pengamatan Mutu Obat

Mutu obat yang disimpan di gudang dapat mengalami perubahan baik karena faktor fisik maupun kimiawi. Perubahan mutu obat dapat diamati secara visual. Jika dari pengamatan visual diduga ada kerusakan yang tidak dapat ditetapkan dengan cara organoleptik, harus dilakukan sampling untuk pengujian laboratorium.

Tanda – tanda perubahan mutu obat

1.    Tablet

-       Terjadinya perubahan warna, bau atau rasa

-       Kerusakan berupa noda, berbintik – bintik, lubang, sumbing, pecah, retak dan atau terdapat benda asing, jadi bubuk dan lembab

-       Kaleng atau botol rusak, sehingga dapat mempengaruhi mutu obat

2.    Kapsul

-       Perubahan warna isi kapsul

-       Kapsul terbuka, kosong, rusak atau melekat satu dengan yang lainnya

3.    Tablet salut

-       Pecah – pecah, terjadi perubahan warna

-       Basah dan lengket satu dengan yang lainnya

-       Kaleng atau botol rusak sehingga menimbulkan kelainan fisik

4.    Cairan

-       Menjadi keruh atau timbul endapan

-       Konsistensi berubah

-       Warna atau rasa berubah

-       Botol – botol plastik rusak atau bocor

5.    Salep

-       Warna berubah

-       Pot atau tube rusak atau bocor

-       Bau berubah

6.    Injeksi

-       Kebocoran wadah (vial, ampul)

-       Terdapat partikel asing pada serbuk injeksi

-       Larutan yang seharusnya jernih tampak keruh atau ada endapan

-       Warna larutan berubah

Tindak lanjut terhadap obat yang terbukti rusak adalah:

-       Dikumpulkan dan disimpan terpisah

-       Dikembalikan / diklaim sesuai dengan aturan yang berlaku

-       Dihapuskan sesuai dengan aturan yang berlaku