MANAJEMEN FARMASI

Metode ABC dan VEN “ManajemenLogistik Dan Farmasi”

1. METODE ABC

Definisi

Metode ABC atau Analisis ABC juga dikenal dengan nama analisis Pareto. Analisis ABC merupakan metodepembuatangrup atau penggolongan berdasarkan peringkat nilai dari nilai tertinggihingga terendah, dan di bagi menjadi 3 kelompok besar yang disebut kelompok A, B dan C.

1. Kelompok A adalah inventory dengan jumlah sekitar 20% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 80% dari total nilai inventory.
2. Kelompok B adalah inventory dengan jumlah sekitar 30% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 15% dari total nilai inventory.
3. Kelompok C adalah inventory dengan jumlah sekitar 50% dari item tapi mempunyai nilai investasi sekitar 5% dari total nilai inventory (Suciati, 200).

Besarnya persentase ini adalah kisaran yang bisa berubah-ubah dan berbeda antara perusahaan satu dengan yang lainnya (Maimun, 2008).Kelompok A adalah kelompok yang sangat kritis sehingga perlu pengontrolan secara ketat, dibandingkan kelompok B yang kurang kritis, sedangkan kelompok C mempunyai dampak yang kecil terhadap aktivitas gudang dan keuangan (Maimun,2008).

Dalam keterkaitannya dengan persediaan di IFRS maka yang dimaksud kelompok Aadalah kelompok obat yang harganya mahal, maka harus dikendalikan secara ketat yaitu dengan membuat laporan penggunaan dan sisanya secara rinci agar dapat dilakukan monitoring secara terus menerus. Oleh karena itu disimpan secara rapat agar tidak mudah dicuri bila perlu dalam persediaan pengadaannya sedikit atau tidak ada sama sekali sehingga tidakada dalam penyimpanan. Sedangkan pengendalian obat untukkelompok B tidak seketat kelompok A. Meskipun demikian laporan penggunaan dan sisa obatnya dilaporkan secara rinci untuk dilakukan monitoring secara berkala pada setiap 1-3 bulansekali. Cara penyimpanannya disesuaikan dengan jenis obat dan perlakuannya. Pengendalian obat untuk kelompok C dapat lebih longgar pencatatan dan pelaporannya tidak sesering kelompok B dengansekali-kali dilakukan monitoring dan persediaan dapat dilakukan untuk 2-6 bulan dengan penyimpanan biasa sesuai dengan jenis perlakuan obat.Prinsip ABC ini dapat diterapkan dalam pengelolaan pembelian, inventory, penjualan dan sebagainya. Dalam organisasi penjualan, analisis ini dapat memberikan informasi terhadap produk-produk utama yang memberikan revenue terbesar bagi perusahaan. Pihakmanajemendapat meneruskan konsentrasi terhadap produk ini,sambil mencari strategiuntuk mendongkrak penjualan kelompok B (Maimun, 2008).

Proseduranalisis ABC

Prinsip utama analisis ABC adalah dengan menempatkan jenis-jenis perbekalan farmasi kedalam suatu urutan, dimulai dengan jenis yang memakan anggaran terbanyak. Urutan langkah sebagai berikut :

1. Kumpulkan kebutuhan perbekalan farmasi yang diperoleh dari salah satu metode perencanaan, daftar harga perbekalan farmasi, dan biaya yang diperlukan untuk tiap nama dagang. Kelompokkan kedalam jenis-jenis/katagori, dan jumlahkan biaya per jenis/ katagori perbekalan farmasi.
2. Jumlahkan anggaran total, hitung masing-masing prosentase jenis perbekalan farmasi terhadap anggaran total.
3. Urutkan kembali perbekalan farmasi di atas mulai dari yang memakan prosentase biaya paling banyak.
4. Hitung prosentase kumulatif, dimulai dengan urutan 1 dan seterusnya.
5. Identifikasi perbekalan farmasi yang menyerap ± 70% anggaranperbekalan total.
6. Perbekalan farmasi katagori A menyerapanggaran 70%
7. Perbekalan farmasi katagori B menyerapanggaran 20%
8. Perbekalan farmasi katagori C menyerapanggaran 10%

(DepKes RI, 2008).

Cara PerhitungananalisisABC :

1)      Hitung jumlah dana yang dibutukan untuk masing-masing obat dengan cara mengalikan jumlah obat dengan harga obat.

2)      Tentukan rangkingnya mulai dari yang terbesar sampai yang terkecil.

3)      Hitung presentasenya terhadap total dana yang dibutuhkan.

4)      Hitung kumulasi persennya.

5)      Perbekalan farmasi kategori A termasuk dalam kumulasi 70%.

6)      Perbekalan farmasi kategori B termasuk dalam kumulas 71-90%.

7)      Perbekalan farmasi kategori C termasuk dalam kumulasi 90-100%                                                                                      (DepKes RI, 2008).

Tahapan-tahapan dalam analisis ABC dengan menggunakan program Microsoft excel adalah sebagai berikut :

a.       Buat daftar list semua item dan cantumkan harganya                                  

b.      Masukkan jumlah kebutuhannya dalam periode tertentu.

c.       Kalikan harga dan jumlah kebutuhan.

d.      Hitung persentase harga dari masing-masing item.

e.       Atur daftar list secara desending dengan nilai harga tertinggi berada di atas.

f.       Hitung persentase kumulatif dari masing-masing item terhadap total harga.

g.      Tentukan klasifikasinya A, B atau C (Maimun, 2008).

Analisis klasifikasi ABC memiliki beberapa manfaat, diantaranya sebagai berikut:

1. Membantumanajemendalammenentukantingkatpersediaan yang efisien
2. Memberikan perhatian pada jenis persediaan utama yang dapat memberikan cost benefit yang besar bagi perusahaan
3. Dapat memanfaatkan modal kerja (workingcapital) sebaik-baiknya sehingga  dapat memacu pertumbuhan perusahaan
4. Sumber-sumber daya produksi dapat dimanfaatkan secara efisien yang pada akhirnya dapat meningkatkan produktifitas dan efisiensi fungsi-fungsi produksi

2. Metode VEN

Metode VEN merupakan pengelompokan obat berdasarkan kepada dampak tiap jenis obat terhadap kesehatan. Semua jenis obat yang direncanakan dikelompokan kedalam tiga kategori yakni (Maimun, 2008) :

1. Vital (V) adalah kelompok jenis obat yang sangat esensial (vital), yang termasuk dalam kelompok ini antaralain :obat penyelamat (life saving drug), obat-obatan untuk pelayanan kesehatan pokok dan obat-obatan untuk mengatasi penyakit penyebab kematian terbesar. Contoh obat yang termasuk  jenis obat Vital adalah adrenalin, antitoksin, insulin, obat jantung,
2. Esensial (E) bila perbekalan farmasi tersebut terbukti efektif untuk menyembuhkan penyakit, atau mengurangi penderitaan pasien. Contoh obat yang termasuk jenis obat Essensial adalah antibiotic, obat gastrointestinal, NSAID dan lain lain.
3. Non-esensial (N) meliputi anekaragam perbekalan farmasi yang digunakan untuk penyakit yang sembuh sendiri (self limiting disease), perbekalan farmasi yang diragukan manfaatnya, perbekalan farmasi yang mahal namun tidak mempunyai kelebihan manfaat dibanding perbekalan farmasi lainnya.Contoh obat yang termasuk jenis obat Non-essensial adalah vitamin, suplemendan lain-lain.

Penggolongan Obat Sistem VEN dapat digunakan :

1. Penyesuaian rencana kebutuhan obat dengana lokasi dana yang tersedia.
2. Dalam penyusunan rencana kebutuhan obat yang masuk kelompok vital agar diusahakan tidak terjadi kekosongan obat
3. Untuk menyusun daftar VEN perludi tentukan terlebih dahulu kriteria penentuan VEN. Dalam penentuan kriteria perlu mempertimbangkan kebutuhan masing-masing spesialisasi.

Langkah-langkah menentukan VEN.

1. Menyusun kriteria menentukan VEN
2. Menyediakan data pola penyakit
3. Standar pengobatan

3. KOMBINASI ABC DAN VEN

Jenis obat yang termasuk kategori A (dalamanalisis ABC) adalah benar-benar yang diperlukan untuk menanggulangi penyakit terbanyak dan obat tersebut statusnya harus E dan sebagian V (darianalisa VEN). Sebaliknya jenis obat dengan status N harusnya masuk dalam kategori C (Maimun, 2008).

Digunakan untuk menetapkan prioritas pengadaan obat dimana anggaran yang ada tidak sesuai kebutuhan.

Metode gabungan ini digunakan untuk melakukan pengurangan obat. Mekanismenya adalah sebagai berikut:

1. Obat yang masuk kategori NC menjadi prioritas pertama untuk dikurangi atau dihilangkan dari rencana kebutuhan, bila dana masih kurang, maka obat kategori NB menjadi prioritas selanjutnya dan obat yang masuk kategori NA menjadi prioritas berikutnya. Jika setelah dilakukan dengan pendekatan ini dana yang tersedia masih juga kurang lakukan langkah selanjutnya.
2. Pendekatan sama dengan pada saat pengurangan obat pada kriteria NC, NB, NA dimulaid engan pengurangan obat kategori EC, EB dan EA (Maimun, 2008).